Lakukan Ini Saat Tak Sengaja Mengirim Email ke Semua Daftar Kontak

KOMPAS.com - Kita semua mungkin pernah mengalaminya. Sedang terburu-buru, lelah, kurang konsentrasi pada layar laptop, dan tanpa disadari jari menekan tombol "kirim" ke semua daftar kontak. Padahal, email itu bersifat rahasia.

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah menulis pesan bernada mesra untuk pasangan tapi justru dikirim ke bos atau klien!

Selain panik dan malu, sebenarnya kita masih bisa memperbaiki kesalahan tersebut dengan elegan. Ketahui apa saja yang dapat dilakukan saat menghadapi kekeliruan serupa.

1. Salah kata karena fasilitas "auto-correct"
Gawai yang canggih terkadang bisa menyusahkan juga, salah satunya adalah fasilitas memperbaiki ejaan otomatis (auto-correct). Misalnya saat ingin menulis "hungry" malah menjadi "horny", atau salah memencet emoticon yang tepat.

Segeralah mengirim pesan untuk menjelaskan bahwa Anda sedang terburu-buru dan kurang konsentrasi melihat layar gawai. Biasanya orang lain memakluminya. Semoga mereka juga bisa melihat sisi humornya.

2. Menulis nama yang keliru
Semakin cepat Anda menyadari, semakin baik. Respon kesalahan itu dengan cepat dan singkat, meminta maaf untuk kesalahan. Jangan terlalu menganggap kesalahan ini enteng, karena di budaya tertentu kesalahan mengeja nama bisa dianggap tidak sopan.

3. Mengirim emoticon mesra
Mengakhiri email atau pesan di ponsel dengan "X" atau emoticon cium mungkin sudah kebiasaan Anda dengan pasangan, tapi apa jadinya jika penerima pesan Anda itu adalah atasan? Satu-satunya pilihan adalah meminta maaf dan menyalahkan teknologi, atau berpura-pura tak terjadi apa-apa. Lalu lanjutkan mengirim pesan atau email selanjutnya secara profesional.

4. Menekan tombol "kirim ke semua"
Hal ini memang menyebalkan, bahkan bisa membuat Anda mendapat teguran keras jika email tersebut sifatnya penting atau menyangkut orang lain. Solusi terbaik adalah mengirim email permintaan maaf atau kecerobohan Anda.

Buatlah email baru untuk menjelaskan apa yang terjadi. Anda juga harus siap menerima risiko dari kesalahan fatal tersebut.

5. Salah kirim email
Tak ada yang lebih membuat panik selain Anda salah mengirim email yang berisi omongan negatif tentang seseorang di kantor Anda kepada teman dekat, lalu tanpa sengaja malah mengirimnya ke orang yang dibahas itu.

Jika itu yang terjadi, permintaan maaf tatap muka sangat diperlukan, terutama jika Anda dan orang tersebut bekerja dalam satu departemen. Segeralah bicara pribadi dengan orang tersebut.

Jika email itu dipicu oleh kejadian spesifik, mungkin Anda perlu menjelaskan mengapa Anda marah. Sampaikan dengan tenang dan diskusikan apa yang bisa dilakukan agar pekerjaan di kantor tidak terganggu.