Kunci Sukses Bekerja Jarak Jauh

KOMPAS.com - Hari pertama bekerja di kantor baru selalu membuat kita gugup. Segala hal, baik rekan kerja, lingkungan gedung, hingga sifat atasan di kantor baru pasti berbeda dari tempat kerja kita sebelumnya.

Namun, bagaimana jika hari pertama kita bekerja di perusahaan baru dilakukan dari jauh alias bekerja remote?

Kita tidak bisa bertemu langsung dengan atasan atau rekan kerja yang baru. Cara kerja demikian bisa berlangsung lama, mengingat kondisi pandemi saat ini.

Bagi perusahaan yang tidak terbiasa memberlakukan aturan work from home, maka setiap proses orientasi dan hal-hal lain yang terjadi sesudahnya bisa menyulitkan kita.

"Menakutkan untuk memulai bekerja di perusahaan baru dan melakukannya dari rumah," ujar Carla Bevins, asisten profesor pengajar komunikasi bisnis di Tepper School of Business Universitas Carnegie Mellon.

Bevins menyarankan karyawan baru untuk fleksibel dan bersabar dengan keadaan tersebut.

"Ingatlah, perusahaan mempekerjakan kita karena suatu alasan," ucap dia.

"Sisihkan waktu untuk bergabung dan merasa nyaman bekerja di lingkungan baru yang tidak biasa ini."

Berikut tujuh tips untuk memudahkan kita beradaptasi saat bekerja dari jarak jauh.

1. Menyiapkan diri menghadapi masa orientasi kerja yang berbeda

Wanita bernama Stacy Yu mulai bekerja di bidang marketing di global membership association for infectious disease professionals di Washington DC, AS pada 17 Maret lalu.

Ketika itu, ia bertemu manajernya di kantor namun duduk terpisah dengan jarak sekitar dua meter.

Manajer Yu menyambungkan laptop ke proyektor untuk menunjukkan kepada Yu bagaimana cara mencari dokumen di shared drive.

Juga, manajer tersebut menjelaskan tanggung jawab yang harus dikerjakan Yu, serta cara menghubungi bagian IT jika dia mengalami masalah saat tersambung ke jaringan.

Sementara itu, wanita lain bernama Hannah Smith yang diterima sebagai manajer komunikasi untuk asosiasi keanggotaan nirlaba di kota yang sama, Washington DC, memulai tugasnya dari jarak jauh pada 1 April.

Organisasi tersebut mengirimkan laptop ke rumahnya, lalu sang manajer mengontak Smith via platform Zoom.

Intinya, masa orientasi kita di tempat kerja yang baru --termasuk pengurusan logistik seperti perangkat kerja-- kemungkinan berbeda, tergantung dari kebijakan yang ditetapkan di perusahaan itu.

Cobalah menghubungi perusahaan lebih awal untuk mengetahui seperti apa cara mengurus logistik di perusahaan baru tempat kita bekerja.

Kita bisa menanyakan kepada pihak perekrut, bagian SDM, atau atasan baru kita terkait proses pengurusan logistik tersebut.

2. Mengetahui apa yang diharapkan perusahaan dari kita

Luangkan waktu sebentar untuk memahami apa yang diharapkan dari atasan kita, apalagi jika kita menempati posisi yang awalnya tidak dimaksudkan untuk bekerja jarak jauh.

Demikian penjelasan Heidi Parsont, CEO dan pendiri TorchLight Hire di Alexandria, Virginia, AS.

Karena manajer dan rekan kerja tidak bekerja di tempat yang sama dengan kita, jangan ragu untuk bertanya kepada mereka.

Satu lagi yang perlu diingat, manajer dan rekan kerja belum tentu dapat membantu kita dalam waktu cepat di saat kita membutuhkan mereka. Mungkin saja mereka sedang sibuk mengurus hal lain.

Maka, kita harus proaktif dan memahami peran dan tugas yang kita kerjakan.

Sebagai contoh, setiap kali kita diminta mengerjakan tugas, tanyakan kepada atasan terkait batas waktu penyelesaian tugas tersebut.

Jangan lupa juga untuk menanyakan dengan cara apa tugas yang sudah kita selesaikan itu  diserahkan kepada atasan.

Saat kita ingin mengembangkan diri dalam bekerja, carilah apakah ada alat, sistem atau proses yang perlu kita pelajari atau tidak.

Siapa tahu, ada program pelatihan dari kantor yang bisa kita akses dari rumah, atau kita dapat menghubungi orang tertentu di kantor.

Sekitar satu sampai dua minggu pertama bekerja, pastikan untuk membahas tujuan yang ingin dicapai dalam 30 hari, 60 hari, dan 90 hari ke depan.

Atasan kita bisa jadi sudah menetapkan sketsa atau rencana, atau kita dapat menyusun rencana itu sendiri.

Seperti apa pun caranya, pastikan kita mengomunikasikan hal tersebut kepada atasan, sehingga kita mengetahui bahwa baik kita maupun atasan berada di jalur yang sama.

Menurut Parsont, ketika kita bekerja dari jarak jauh, atasan mungkin lebih sering menghubungi kita. Namun, itu bukan berarti atasan tidak memercayai kita.

Kita bisa membuat atasan percaya dengan menetapkan tujuan yang jelas dan memenuhi atau melampaui target.

Ketika kita, atasan, dan rekan kerja semuanya bekerja remote, sebaiknya kita mencari tahu bagaimana cara tim berkomunikasi.

Tujuannya agar kita memahami apakah kita perlu mengecek pekerjaan via email, Whatsapp, atau aplikasi lain yang digunakan tim kerja.

Tim yang bekerja bersama Yu, misalnya, lebih memilih menggunakan sistem obrolan perusahaan yang memungkinkan pengguna untuk menunjukkan apakah mereka sedang aktif, mengikuti rapat, atau offline.

Dengan mengetahui status rekan kerja kita saat ini --apakah sedang online atau rapat, kita bisa mengetahui kapan kita bisa mengharapkan balasan dari rekan kerja.

"Kami juga menggunakan konferensi video untuk rapat sebisa mungkin, sehingga ada interaksi antar manusia," tambah Yu.

Jika rekan kerja kita memiliki email yang menumpuk, tanyakan apakah mereka lebih suka ditelepon atau dikirimi chat untuk pertanyaan singkat, sebut Smith.

"Bertanya melalui email membuat proses menjadi lama karena orang harus melihat email, membaca, lalu merespons email itu," katanya.

"Orang sering lupa betapa mudahnya menelepon dan bertanya, terutama jika itu pertanyaan sederhana seperti 'kapan tanggal rapat berikutnya?'"

Hal itu juga berlaku dalam berkomunikasi dengan atasan. Tanyakan apakah atasan lebih suka dihubungi via email, chat, telepon, atau video call.

Kita pun wajib bertanya kepada atasan kapan ia sedang tidak ingin berurusan dengan pekerjaan dan tidak mau diganggu.

Mengetahui kebiasaan tim kerja berkomunikasi akan memudahkan kita dan tim untuk mengenal satu sama lain, serta menciptakan interaksi yang positif dan produktif.

4. Meminta informasi lebih lanjut

Jika rekan kerja menghubungi melalui email atau pesan singkat terkait tugas, mintalah informasi kepada rekan kerja via panggilan telepon atau video call untuk membahas tugas tersebut, jelas Parsont.

Tanyakan apa yang mereka butuhkan dari kita, dan seperti apa prioritas yang mereka ingin capai.

Hal ini dapat membantu kita memahami jika pekerjaan kita memiliki kaitan dengan proyek dan tujuan yang lebih besar dalam perusahaan.

Dengan demikian, kita akan berusaha sebaik mungkin untuk memenuhi tugas yang diberikan dalam waktu cepat.

Mintalah informasi lebih lanjut kepada rekan kerja. Kita bisa mengirimkan pesan melalui email menggunakan kalimat berikut:

"Terima kasih telah mengirimkan tugas ini. Bisakah kita melakukan panggilan telepon atau obrolan video singkat dan membicarakan tugas ini?"

"Saya ingin mendapatkan lebih banyak konteks agar memahami apa yang dibutuhkan dan bagaimana saya bisa menyelesaikan tugas dengan cara paling efektif."

5. Mengingatkan siapa diri kita

Bekerja di kantor baru tidak lepas dari pengenalan diri kepada orang-orang yang sudah lama bekerja di kantor tersebut.

Proses ini tidaklah cepat dan membutuhkan banyak usaha, ditambah lagi jika kita bekerja dari jarak jauh.

Bekerja remote membuat kita tidak bisa bertemu rekan kerja secara langsung, sehingga kita perlu mengenalkan diri kembali, menjelaskan nama dan tanggung jawab kita saat menghubungi rekan kerja via media apa pun.

Begitu pemaparan Adam Smith, konsultan senior dan pelatih eksekutif di Right Management di Arlington, AS.

Proses mengenalkan diri ini sangat penting, khususnya untuk orang-orang di luar tim inti kita.

Sebelum memberikan komentar atau mengajukan pertanyaan, sebutkan nama dan jelaskan kita adalah karyawan baru di perusahaan tersebut.

6. Menggunakan gaya bahasa yang netral dan sopan

Sebelum kita mengetahui kepribadian rekan kerja, gunakan gaya bahasa yang netral dan sopan saat berkomunikasi via email, chat, telepon, atau video call.

Hindari memakai kata-kata yang disingkat, jargon, slang, dan emoji, cetus Adam Smith.

Di minggu pertama kita bekerja di kantor baru, perhatikan bagaimana atasan, rekan kerja, dan karyawan veteran berbicara satu sama lain. Gunakan hal itu sebagai panduan.

Jika kita mengirim email kepada rekan kerja, jelaskan apa maksud kita membuat email tersebut.

Masukkan kata-kata "pertanyaan" atau "untuk diperiksa oleh Anda" di awal baris subjek email.

Lalu, ketika melakukan panggilan video, berbicaralah dengan jelas dan spesifik terkait hal yang ingin didiskusikan.

Sebutkan nama kita secara lantang dan jelaskan bahwa kita ingin memeroleh informasi untuk membantu kita menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab kita.

7. Mengenali siapa rekan kerja kita

Biasanya, atasan akan secara otomatis mengumumkan kepada tim kerja jika ada karyawan baru.

Namun jika tidak, mintalah kepada atasan untuk mengumumkan bahwa kita sudah bergabung ke dalam tim agar kita dapat mengenal rekan kerja lebih baik, saran Hannah Smith.

Setelah itu, mulailah berkomunikasi dengan rekan kerja secara virtual. Tanyakan kepada mereka terkait peran, tugas yang tengah dikerjakan, dan pendapat mereka mengenai apa yang perlu kita ketahui tentang perusahaan.

"Jika kita menemukan seseorang yang senang mengobrol di telepon, cobalah memperluas percakapan dengan bertanya tentang diri mereka," tutur Parsont.

Kita dapat membangun hubungan dan menemukan pengalaman bersama rekan kerja, dengan menanyakan sesuatu di luar pekerjaan, baik itu olahraga, hobi, dan lain-lain.

Jika kita menemukan rekan kerja yang cocok diajak bicara, jangan lupa mengobrol dengan mereka secara virtual, kata Blevins.

"Hanya karena kita tidak bertatap muka bukan berarti kita tidak dapat menjangkau dan menciptakan hubungan ini."