Baca berita tanpa iklan. Gabung Kompas.com+

Setelah Sekian Lama, Tahukah Kamu 14 Aturan Dasar Saat Rapat Virtual?

Kompas.com - 06/09/2021, 14:30 WIB
Gading Perkasa,
Wisnubrata

Tim Redaksi

KOMPAS.com - Banyak rutinitas saat ini dilakukan secara online, dari belajar mengajar hingga rapat kantor. Ini adalah hal yang lazim kita lakukan sejak hampir dua tahun lalu.

Saat platform konferensi video seperti Zoom dan Google Meet banyak dipakai sejak awal pandemi, lahir juga etika atau aturan baru terkait penggunaan aplikasi virtual.

"Ini (panggilan video) adalah cara baru untuk berkomunikasi, jadi berikan perhatian ekstra dan kesabaran jika ada kendala teknis," ujar Karen Donaldson, pakar etiket, pakar komunikasi, dan bahasa tubuh.

Setelah lebih dari satu tahun kita mengikuti meeting secara virtual, sudah seharusnya kita memahami etiket dasar ketika menggunakan aplikasi tersebut.

Meski demikian, masih ada juga yang sampai sekarang belum paham soal etika dan aturan saat melakukan virtual meeting. Untuk menyegarkan kembali, simak penjelasan berikut:

1. Melakukan panggilan video hanya saat diperlukan

Aturan pertama, tidak semua momen harus dilakukan lewat panggilan video.

"Kita sering menghubungi melalui video call, namun dalam beberapa kasus telepon akan lebih sederhana, lebih efektif, dan menghemat waktu," kata Lew Bayer, CEO Civility Experts.

Jika tidak ada alasan kuat kita harus melihat wajah seseorang, tidak perlu melakukan panggilan video.

2. Menyeleksi orang yang diundang

Tanpa adanya keterbatasan ruang, kita merasa bebas untuk mengundang siapa saja menghadiri pertemuan virtual.

Namun, kita sebaiknya tidak melakukan hal tersebut.

"Sama seperti rapat di tempat kerja secara tatap muka, tidak perlu mengundang orang hanya karena sopan santun," sebut Bayer.

Jika konten atau tujuan panggilan virtual tidak memiliki kaitan kepada orang tertentu, tidak usah mengundang atau mewajibkan orang tersebut untuk hadir.

3. Menatap lensa kamera perangkat

Kesalahan ini umum terjadi saat kita melakukan panggilan Zoom.

Bentuk kesopanan yang bisa kita lakukan saat mengajak bicara seseorang dalam pertemuan virtual adalah menatap lensa kamera, bukan melihat wajah orang tersebut.

"Di awal hal ini terasa agak canggung, tapi percayalah, orang lain akan merasa seperti kita melihat langsung ke mereka," ujar Annette Y Harris, pakar etiket, pelatih eksekutif, serta presiden dan pendiri ShowUp.

"Tips ini penting untuk rapat Zoom bisnis, di mana bahasa tubuh nonverbal sama penting atau jauh lebih penting daripada apa yang kita ucapkan."

Baca juga: Mengakali Kebiasaan Duduk Saat Meeting Virtual

Ilustrasi rapat virtual saat WFH.Shutterstock Ilustrasi rapat virtual saat WFH.
4. Tidak asal berpakaian

Mengenakan pakaian yang tepat untuk pertemuan virtual akan membantu kita terlihat lebih rapi dan profesional.

Jika acara virtual yang akan kita ikuti berkaitan dengan urusan pekerjaan, kenakanlah pakaian formal untuk bekerja.

Sedangkan jika sifat acara cenderung lebih santai, kita bisa memakai kemeja polo dan celana jins.

5. Memastikan audio dalam keadaan mute (mati)

"Tidak memerhatikan audio kita dalam keadaan menyala atau mati akan membuat kita seperti orang yang tidak mengetahui aturan Zoom," jelas Harris.

Etiket yang tepat adalah kita mematikan audio sepanjang waktu, kecuali jika kita sedang berbicara.

Dengan cara ini, kita mengurangi noise atau gangguan suara dari dalam rumah, entah itu dering ponsel atau suara anggota keluarga yang "bocor".

Pastikan kita melihat ikon audio dalam kondisi mute, dan kita tidak lupa menyalakan audio begitu kita mendapat giliran untuk berbicara.

Baca juga: Tips Berpakaian Saat Wawancara Kerja Virtual

6. Menggunakan latar belakang virtual

Peserta Zoom akan terganggu saat memerhatikan kita berbicara, apabila mereka melihat tumpukan baju kotor atau ruang tamu yang berantakan di belakang kita.

Daripada repot-repot menata rumah sebelum melakukan panggilan Zoom, kita bisa memanfaatkan fitur latar belakang Zoom yang tersedia.

Fitur tersebut akan memblok pemandangan latar belakang kita secara otomatis, ucap Bayer.

7. Menyalakan kamera

Mematikan kamera video saat mengikuti rapat virtual tidak ada bedanya dengan kita menelepon seseorang.

Inti panggilan video adalah agar seluruh peserta rapat virtual bisa melihat satu sama lain. Mematikan kamera adalah tindakan yang tidak sopan, menurut Harris.

"Mematikan kamera menandakan kita dalam kondisi tidak rapi atau kita berniat melakukan tugas lain selama rapat, ketimbang sepenuhnya memusatkan perhatian pada rapat tersebut."

Baca juga: Banyak Peserta Kurang Memperhatikan Isi Rapat Virtual

8. Mengatur dua waktu mulai

Jika kita adalah pihak yang mengadakan rapat virtual, sebaiknya kita mengatur dua waktu mulai, dan membuka meeting room lebih awal, papar Donaldson.

Show up time, atau waktu kemunculan bisa diatur sekitar lima hingga 10 menit sebelum acara benar-benar dimulai (hard start time).

Tujuan diadakannya dua waktu mulai ini tidak lain untuk memberikan kesempatan pada peserta yang mengalami masalah teknis saat online.

Apabila kita peserta rapat, cobalah untuk online dan masuk ke meeting room lebih awal, meskipun tidak diwajibkan oleh pihak penyelenggara.

Jangan lupa untuk memulai dan mengakhiri rapat tepat waktu demi menghormati waktu orang lain.

Ilustrasi rapat virtual. PEXELS/EKATERINA BOLOVTSOVA Ilustrasi rapat virtual.
9. Memahami teknologi panggilan video

"Tidak ada alasan bagi orang dewasa mana pun untuk tidak terbiasa dengan platform Zoom atau serupa," kata Bayer.

Sebaiknya kita tidak memelajari atau mencari tahu sebuah fitur pada aplikasi Zoom jika sebuah rapat sedang berlangsung.

Jika kita ingin mendalami teknologi di aplikasi itu, lihatlah video tutorial di YouTube atau masuk ke akun Zoom untuk berlatih menggunakan fitur chat, share screen, serta fitur dasar lainnya.

10. Tidak mengalihkan pandangan

"Hal utama yang perlu diingat adalah setiap orang dapat melihat kita kapan saja, terlepas dari siapa yang sedang berbicara," kata Donaldson.

Agar tidak menyinggung perasaan peserta rapat yang lain, jangan mengalihkan pandangan, menggelengkan kepala, terlihat bosan, apalagi sampai ngemil ketika rapat.

11. Menunjukkan kehadiran kita dalam rapat

Ketika menggunakan platform digital seperti Zoom, kita harus berusaha menunjukkan kepada atasan atau pihak penyelenggara bahwa kita hadir dalam rapat tersebut.

Caranya banyak, bisa dengan menyalakan kamera selama rapat, raise hand atau menggunakan fitur mengangkat tangan untuk mengajukan pertanyaan, menulis pesan di kolom chat, dan lain-lain.

Anggukan kepala atau menggumamkan "hmmm" untuk mengesankan bahwa kita sedang berpikir tidak akan membuat kita dipandang hadir dalam rapat Zoom.

Baca juga: Aktivitas Virtual Bikin Banyak Orang Alami Kecemasan Penampilan, Apa Sebabnya?

12. Tidak mengucapkan kata-kata kasar

Rapat via online memang terkesan lebih santai ketimbang rapat tatap muka, tetapi kita harus menjaga sopan santun, kata Bayer.

Dalam rapat Zoom, bersikaplah sopan, mengucapkan "tolong" dan "terima kasih", tidak menaikkan nada suara, dan tidak melontarkan kata-kata kasar.

13. Tidak menyalakan audio saat orang lain berbicara

Melakukan interupsi dalam rapat Zoom adalah tindakan yang menyebalkan dan bisa membikin orang kesal.

"Jika kita diminta untuk berkontribusi, nyalakan mikrofon, lalu bicaralah saat diarahkan," cetus Bayer.

"Angkat tangan atau gunakan kolom chat jika kita memiliki pertanyaan atau komentar. Jangan menyalakan mikrofon dan berbicara ketika orang lain sedang berbicara."

14. Menyebutkan nama sebelum berbicara

Pada rapat virtual yang diikuti banyak peserta, sebutkan nama kita secara singkat sebelum berkomentar, saran Donaldson.

Pastikan nama yang terdaftar di rapat cocok dengan nama asli kita, tidak menggunakan nama anak, saudara, atau pasangan, apalagi nama palsu.

Baca juga: Bagian Penting Saat Berkomunikasi Virtual, Salah Satunya Selalu Tatap Kamera!


Simak breaking news dan berita pilihan kami langsung di ponselmu. Pilih saluran andalanmu akses berita Kompas.com WhatsApp Channel : https://www.whatsapp.com/channel/0029VaFPbedBPzjZrk13HO3D. Pastikan kamu sudah install aplikasi WhatsApp ya.

Video rekomendasi
Video lainnya


Baca berita tanpa iklan. Gabung Kompas.com+
Baca berita tanpa iklan. Gabung Kompas.com+
Baca berita tanpa iklan. Gabung Kompas.com+
komentar di artikel lainnya
Baca berita tanpa iklan. Gabung Kompas.com+
Close Ads
Bagikan artikel ini melalui
Oke
Login untuk memaksimalkan pengalaman mengakses Kompas.com