Cara Para CEO Agar Rapat Berjalan Efisien

Mantan karyawannya menceritakan kembali ketika Musk menegur salah satu peserta rapat.

“Salah satu teman dekat saya mulai bekerja di sana (SpaceX) beberapa tahun sebelum saya. Dia bekerja (hingga sekarang) dalam kelompok analisis, sehingga rapat kurang berguna kalau Anda hanya melewati dan bertanya kepada seseorang sebuah pertanyaan. Dia menceritakan kejadiaan saat itu:

“Elon kepada peserta rapat: “Anda tidak mengatakan apapun. Mengapa Anda di sini?”

Mantan karyawan tersebut kemudian menjelaskan rasionalitas Musk membuat pernyataan blak-blakan tersebut.

“Itu mungkin agak kurang sopan (blak-blakan), tapi itu masuk akal,” tulisnya. “Jangan ikut dalam sebuah rapat kecuali ada tujuan tertentu; apakah untuk membuat keputusan atau mendorong agar bekerja lebih keras. Dalam banyak kasus, sebuah email sudah cukup.”

Musk bukan satu-satunya CEO yang melakukan rapat secara efisien. Jeff Bezos, pendiri dan CEO Amazon, menggunakan “two-pizza-rule” untuk mengurangi rapat yang tak efisien.

Idenya sederhana: rapat seharusnya cukup dengan dua pizza untuk dimakan seluruh peserta rapat. Jika tidak, rapat mungkin terlalu besar dan tidak produktif.

Bezos juga mengatakan pada Fortune tahun 2012 bahwa beberapa rapat dengan eksekutif senior dimulai dengan keheningan membaca, di mana para peserta biasanya memegang catatan di tangan, mencatat beberapa hal dan menganalisis masalah sebelum memulai diskusi.

Oleh karena itu, katanya, dia segera membuat perhatian semua orang—karena tidak ada yang suka menghabiskan waktu dalam ruang rapat.