3 Cara Menyimpan Dokumen Penting Secara Aman

KOMPAS.com - Saat terjadi kondisi darurat seperti banjir atau kebakaran, fokus utama kita selain menyelamatkan diri adalah mengamankan dokumen dan berkas-berkas penting.

Itu sebabnya mulailah memilah dokumen mana saja yang harus disimpan dengan aman apabila kita terpaksa harus meninggalkan rumah karena kondisi darurat.

Dokumen seperti surat wasiat, catatan keuangan, polis asuransi jiwa, catatan medis, ijazah, kartu keluarga, dan sertifikat rumah harus disimpan di lokasi yang aman.

Banyak cara untuk menyimpan seluruh dokumen tersebut, namun siapkan terlebih dahulu salinan dokumen dalam bentuk softcopy.

Baca juga: 4 Ide Ciptakan Ruang Penyimpanan untuk Kamar yang Sempit

Dari situ kita bisa melindungi dokumen asli dengan menyimpannya di brankas bank, atau membeli brankas tahan api di rumah.

Sementara salinan softcopy dari dokumen penting bisa disimpan di media penyimpanan file berbasis online (cloud).

Federal Emergency Management Agency (FEMA) menjelaskan tiga opsi menyimpan dokumen penting dengan aman sebagaimana dijelaskan di bawah ini.

1. Menyewa kotak deposit di bank

Brankas bank adalah tempat yang aman untuk menyimpan dokumen penting. Kotak deposit aman (safe deposit box) di bank akan disimpan di lemari berbahan besi atau baja yang dilengkapi sensor gerak, kamera video, detektor panas, dan perangkat keamanan lainnya.

Kekurangan dari metode penyimpanan ini adalah kita hanya dapat mengakses dokumen saat bank buka di hari kerja.

Apabila kita mendadak membutuhkan paspor atau surat sertifikat rumah dan besok adalah hari Minggu, kita harus menunggu bank buka di hari Senin.

Juga, brankas akan disegel oleh bank apabila penyewanya meninggal dunia.

Apabila surat wasiat disimpan di brankas bank, maka butuh waktu lama bagi pengacara atau pihak keluarga untuk dapat membuka brankas tersebut.

Ditambah lagi, tidak ada jaminan 100 persen dokumen yang disimpan di brankas bank aman dari bencana alam.

Tanyakan terlebih dulu kepada pihak bank terkait keamanan dokumen kita apabila terjadi bencana alam yang sampai menghancurkan bangunan bank.

Baca juga: Mengapa Wajib Punya Laci Khusus untuk Menyimpan Barang Penting

2. Menyimpan dokumen di rumah

Jika memutuskan untuk menyimpan dokumen di rumah, belilah kotak arsip atau brankas tahan api yang dapat melindungi dokumen jika terjadi kebakaran.

FEMA menganjurkan kita untuk menyimpan salinan dokumen penting dalam bentuk softcopy di USB atau hard disk eksternal, lalu letakkan di dalam brankas tahan api dan tahan air.

Apabila kita ingin memastikan keamanan brankas dari pencuri, kita dapat mencari brankas yang bisa disembunyikan di lantai (floor safe) atau brankas yang menempel di dinding (wall safe).

Kedua jenis brankas itu lebih mudah disembunyikan ketimbang brankas biasa.

Menyimpan dokumen di lemari tahan api bukanlah pilihan terbaik, karena warna kertas bisa berubah kecokelatan. Di sisi lain, brankas yang berbahan besi atau baja lebih mampu melindungi semua dokumen itu.

Baca juga: 6 Tempat Persembunyian Terbaik untuk Brankas di Rumah Anda

3. Penyimpanan dokumen online

Cara lain untuk memastikan dokumen kita aman adalah membuat salinan dokumen dalam bentuk softcopy dan disimpan secara online.

Selama kita memiliki koneksi internet, akun penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google Drive bisa diakses dari perangkat pun.

Dengan penyimpanan berbasis cloud, kita juga lebih mudah membagikan dokumen penting kepada anggota keluarga.

Namun perlu dipahami, penyimpanan online cenderung berisiko diretas oleh penjahat siber (cyber crime).

Maka dari itu, berikan kata sandi khusus saat menyimpan dokumen via online. Bila perlu, gunakan enkripsi elektronik untuk melindungi informasi yang bersifat sangat rahasia.

Baca juga: Cegah Pencurian, Ahli Usul Sertifikat Rumah Dilengkapi Foto Pemilik