Kebiasaan Bekerja tanpa Koordinasi

T:
Salam kenal Ibu Ainy. Saya Melati, 30 tahun. Saat ini saya tengah mengalami kegelisahan di tempat kerja. Saya kerapkali mendapati rekan kerja senior beda divisi turut melakukan pekerjaan yang seharusnya menjadi tugas dan tanggung jawab saya. Mungkin maksudnya ingin bersikap proaktif atau memberikan bantuan, tapi yang saya sesali mengapa hal itu dilakukan tanpa koordinasi. Saya berkali-kali mengalami hal ini, yang pada akhirnya membuat saya harus pintar-pintar membagi tugas dan pekerjaan agar tidak tumpang tindih. Saya sangat terganggu jika kebiasaan bekerja tanpa koordinasi ini terus terjadi. Saya ingin sekali menyampaikan kegelisahan ini ke dalam rapat, karena pendekatan personal rasanya sudah tidak berhasil. Bagaimana ya bu, caranya mengkritik cara kerja rekan sekantor, senior, yang menurut saya keliru dan mengganggu pihak lain? Saya ingin menyampaikan kritik dengan cara profesional dan membangun, positif, bukan menjatuhkan pihak mana pun apalagi berkesan personal. Mohon sarannya. (Melati, Surabaya)

J:
Mbak Melati yang luar biasa, salam kenal juga ya.

Gelisah di tempat kerja adalah kondisi yang membuat diri kita merasa tidak nyaman. Kegelisahan ini tanpa kita sadari telah mengganggu konsentrasi kerja kita, yang akibatnya dapat mengganggu produktivitas kerja kita. Wah, mengganggu juga, ya.

Memiliki rekan kerja senior yang berbeda divisi dan melakukan pekerjaan kita dengan maksud membantu meringankan pekerjaan adalah hal yang tidak perlu dilanjutkan.

Meskipun sebenarnya tujuannya baik, yaitu meringankan pekerjaan Anda, yang terjadi malah sebaliknya. Tumpang tindih dan tidak adanya koordinasi adalah akibatnya. Pekerjaan Anda pun menjadi amburadul, bukan?

Secara struktural beliau tidak boleh melakukannya. Beliau hanya boleh melakukannya, hanya jika atas permintaan dan persetujuan atasan Anda. Ini pun harus ada dibicarakan bertiga antara Anda, beliau, dan atasan Anda sambil menjelaskan hal-hal apa sajakah yang dapat beliau lakukan tentunya berkoordinasi dengan Anda.

Jika beliau tetap melakukan pekerjaan Anda tanpa berkoordinasi dengan Anda, apa yang perlu Anda lakukan? Pertama, bicara empat mata dengan beliau sambil mengucapkan terima kasih atas bantuannya kepada Anda selama ini. Kemudian, katakan bahwa Anda bisa menyelesaikan pekejaan Anda sendiri dan tidak memerlukan bantuan beliau.

Kedua, bicarakan dengan atasan Anda. Jelaskan duduk permasalahannya. Sampaikan keberatan Anda atas sikap senior tersebut kepada atasan Anda. Mintalah pendapat serta support beliau untuk menyelesaikan permasalahan ini. Ajukan pertemuan bertiga antara Anda, atasan Anda, serta senior tersebut untuk menyelesaikan masalah ini. Sampaikan dengan baik tentang efek negatif dari tumpang tindih pekerjaan serta tidak adanya koordinasi selama ini. Tunjukkan buktinya bahwa sebenarnya apa yang telah ia lakukan bukannya meringankan pekerjaan Anda tetapi malah menghambat pekerjaan Anda.

Lalu ungkapkan keberatan Anda akan bantuan beliau yang sudah tidak diperlukan lagi mengingat Anda dapat mengerjakannya sendiri. Oh ya, ucapkan terima kasih atas niat baiknya membantu Anda.

Selamat melangkah, ya!