Aturan "Dua Pizza", Kiat Rapat Efektif ala Jeff Bezos

KOMPAS.com - Pemilik Amazon, Jeff Bezos, tentu memiliki agenda harian yang padat, termasuk rapat-rapat yang harus dihadirinya. 

Untuk membuat agendanya efisien, ia memiliki aturan "dua pizza" yang diterapkannya di kantor.

Aturan "dua pizza" bukanlah mengonsumsi pizza atau membagi-bagikan pizza untuk 341.000 karyawan Amazon.

Pada dasarnya, Bezos hanya melakukan pertemuan yang dihadiri oleh jumlah orang yang cukup saat disajikan dua pizza. 

Jika tim yang berkumpul untuk bertemu terlalu besar, maka dua pizza tak akan cukup untuk semua tim.

Baginya, aturan ini membantunya untuk membuang pertemuan yang tak perlu dari jadwalnya.

Penelitian menunjukkan lebih sedikit pertemuan dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan organisasi.

Banyak pemimpin lainnya memiliki metode seperti Bezos untuk memilah mana pertemuan yang penting atau hanya membuang waktu.

CEO perusahaan Aplikasi web Amerika 'Basecamp', Jason Fried, menggunakan strategi serupa di perusahaannya.

Menurutnya, cara ini memungkinkan karyawannya mematuhi jadwal kerja ketat selama 32 jam selama musim panas, dan satu minggu kerja 40 jam selama sisa tahun.

"Orang-orang selalu terkejut dengan hal itu, dan saya memberi tahu mereka kita bisa menyelesaikan banyak hal dalam 32 dan 40 jam jika memotong semua hal yang menghabiskan waktu," paparnya.

Riset dari Harvard Business Review yang meneliti kalender Outlook dari beberapa pekerja di sebuah perusahaan besar juga menemukan hal serupa.

Rapat mingguan berturut-turut dapat menghabiskan sebanyak 300.000 jam setahun waktu karyawan.

Itu sebabnya Fried berpendapat tidak ada pertemuan reguler wajib untuk karyawannya.

Sama halnya dengan Bezos, ia hanya menghadiri pertemuan yang hanya mencakup sekelompok kecil.

"Di satu sisi, saya mungkin mengadakan pertemuan dengan jumlah lebih dari empat orang," kata Fried.

Tapi, ia berpendapat lebih sedikit orang yang hadir dalam rapat, maka pergerakan yang terjadi lebih cepat.