Berapa Lama Waktu yang Tepat untuk Menjawab Pesan

KOMPAS.com - Ketika ada orang yang melakukan panggilan atau mengirimkan pesan kepada kita, mereka tentu ingin segera mendapatkan respons atau tanggapan.

Sebab, waktu yang diperlukan untuk merespons dapat memiliki makna yang tak terduga bagi penerima, terlebih jika menyangkut hal-hal yang sangat penting baik dalam pekerjaan maupun kehidupan pribadi.

Dalam lingkungan pekerjaan seperti bisnis, misalnya, proses komunikasi yang terlalu lama bisa membuat kita terlihat kurang responsif, sehingga bisa menghambat hubungan kita dengan klien.

Atau jika ini terjadi pada kehidupan asmara, kita mungkin dianggap tidak serius dan membuat pasangan berpikir ulang untuk melanjutkan hubungan yang lebih lanjut.

Nah, terlepas dari apa pun alasan kita menunda untuk menjawab pesan sesegera mungkin, berikut ini adalah panduan dasar yang membantu kita agar dapat berkomunikasi dengan lebih efektif.

Baca juga: 5 Kebiasaan Orang Sukses yang Bisa Ditiru

Waktu respons pada platform yang berbeda

Pertama, mari kita bicara tentang platform. Kebanyakan orang berkomunikasi melalui telepon, email, atau pesan singkat (text).

1. Waktu respons telepon

Penelitian mengatakan, panggilan telepon di mana seseorang meninggalkan pesan memberi kita waktu respons yang paling lama.

Teman-teman yang memahami bahwa kita memiliki kesibukan mungkin tidak masalah dengan menunggu beberapa hari atau bahkan seminggu. Namun, jika ini adalah panggilan yang berhubungan dengan bisnis, maka kita harus membalas dalam waktu kurang dari 24 jam.

2. Waktu respons email

Untuk email pribadi, orang-orang menghargai waktu respons yang cepat selama jam kerja normal, tetapi jika kita membalas mereka dalam waktu 48 jam, mereka biasanya cukup senang dengan hal itu.

Untuk email bisnis, orang biasanya mengharapkan tanggapan dalam beberapa jam, tetapi tanggapan dalam 24 jam masih bisa diterima.

3. Waktu respons pesan singkat

Berdasarkan sebuah studi tahun 2013, 64 persen responden yang diteliti mengatakan bahwa dari mereka mendapatkan respons instan, yang didefinisikan sebagai kurang dari 2 menit.

Jadi, dalam hal merespons pesan singkat (text), orang-orang biasanya berekspektasi mendapatkan balasan dalam waktu yang cepat.

Baca juga: 10 Ciri Orang Sukses, Apakah Kamu Memilikinya?

Sifat hubungan

Faktor lain yang berpengaruh dalam waktu merespons adalah sifat hubungan. Sekali lagi, akan ada perbedaan antara hubungan pribadi dan bisnis.

1. Pacar atau PDKT

Beberapa orang memiliki aturan tentang cara membuat pacar atau seseorang yang didekatinya semakin jatuh cinta melalui pesan singkat.

Beberapa pria mengatakan bahwa setiap kali dia mendapatkan pesan, dia menunggu 1,5 kali lebih lama untuk membalas pesan tersebut. Lalu, ada juga yang menunggu dua kali lebih lama untuk membuat kekasihnya penasaran.

Dalam beberapa kasus hal ini bisa saja berhasil. Tapi, tidak semua perempuan suka menunggu dan alhasil mereka akan pergi.

2. Orang terdekat yang dicintai

Selanjutnya, mari kita bahas tentang pesan singkat, email, dan panggilan telepon dari lingkaran terdekat seperti istri atau suami, dan anak-anak, mungkin juga teman-teman tertentu, atau keluarga dekat.

Secara pribadi, kita memiliki lingkaran orang yang sangat dekat dan tentu kita akan saling memberikan kabar.

Untuk alasan ini, jika kita melihat panggilan telepon dari istri atau suami, kita tahu bahwa kita harus menerimanya. Bahkan jika ada seseorang di kantor yang sedang melakukan wawancara, kita akan permisi untuk menerima teleponnya.

Ketika berbicara tentang pesan singkat yang tidak terlalu penting, maka kita bisa menunda membalasnya. Jadi, kita tetap perlu memahami di mana batas-batasnya untuk orang-orang terdekat kita.

3. Teman

Teman adalah orang-orang yang biasanya paling lambat kita tanggapi, karena mungkin kita begitu dekat.

Mereka mengerti bahwa kita memiliki hari yang sibuk dan mungkin tidak akan menjawab telepon dari hari Senin hingga akhir pekan.

Jika kita sedang berada di luar kota, kita mungkin tidak akan menjawab selama sepuluh hari. Pada umumnya, teman-teman tidak masalah menunggu selama seminggu, terutama untuk panggilan telepon.

Sementara, untuk pesan singkat atau email, mereka mengharapkan waktu respons yang lebih cepat, mungkin hanya sebuah ucapan sesederhana 'Hai'.

4. Rekan kerja

Untuk komunikasi bisnis, hampir semua penelitian yang ada berfokus pada email.

Berdasarkan sebuah penelitian tahun 2018, 41 persen orang mengharapkan balasan email dalam waktu satu jam dari atasan atau karyawan mereka. Lebih dari 77 persen orang mengharapkan balasan dalam waktu empat jam.

Seiring dengan semakin terhubungnya kita, orang-orang mengharapkan waktu respons yang semakin cepat.

5. Customer service

Bagi kita yang bekerja di bagian penjualan atau customer service, kita pasti tahu bahwa saat seseorang berkomunikasi untuk urusan bisnis, mereka menginginkan respons yang cepat.

Jika itu berupa pesan singkat atau obrolan, mereka mengharapkan respons instan.

Penelitian secara konsisten menunjukkan bahwa pesan seperti 'Kami menerima email Anda dan akan segera membalasnya', membuat pelanggan memiliki pandangan yang lebih baik terhadap perusahaan tersebut.

Mereka memandang perusahaan tersebut lebih kompeten dan peduli, dan mereka lebih cenderung memberikan bisnis mereka.

Pelanggan mengharapkan setidaknya tanggapan email dalam waktu satu jam. Itu adalah batas minimal. Tapi 15 menit adalah yang terbaik.

Siapa pun yang bergerak di bidang penjualan tahu jika kita tidak merespons dalam hitungan menit terhadap seseorang yang ingin membeli mobil atau rumah, maka kita bisa kehilangan penjualan besar itu.

Baca juga: 10 Kebiasaan Orang-orang Sukses Saat Memulai Karier