9 Langkah untuk Lebih Produktif di Tahun 2024

KOMPAS.com - Tidak ada obat mujarab atau mantra ajaib untuk meningkatkan produktivitas. Meski demikian, ada strategi yang telah dicoba dan diuji untuk meningkatkannya. 

Harus dicatat, bahwa perubahan menuju produtif tergantung pada kita sendiri, yakni cara kita bekerja, bagaimana mengatur waktu, dan bagaimana beristirahat.

Lalu apa yang harus dilakukan? Berikut 9 cara agar kita bisa meningkatkan produktivitas:

Tapi tunggu. Jangan terjebak dalam perangkap saat membuat daftar yakni hanya mengisinya dengan hal-hal yang ingin kamu selesaikan – tanpa urutan tertentu dan tanpa penjelasan tentang bagaimana akan melakukannya.

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah: bisakah daftar ini dipersingkat? Jawabannya mungkin ya. Ambil pendekatan less-is-more.

Pertimbangkan apa yang benar-benar perlu dilakukan, berapa lama waktu yang biasanya dihabiskan untuk suatu tugas, dan bagaimana kita akan melakukan pendekatan terhadap tugas spesifik tersebut. 

Tugas-tugas yang lebih besar harus dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, misalnya, ‘menulis laporan’ tentu memerlukan perencanaan, penelitian, dan pengecekan fakta. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing aspek ini?

Salah satu manfaat paling besar dari penelitian Allen adalah memiliki daftar tugas penting jangka panjang. Daftar ini dapat berupa kumpulan hal-hal yang ingin kamu selesaikan dalam waktu tertentu, yang bisa dibagi dalam beberapa hari, minggu, atau bulan.

Tujuan mengaturnya adalah agar kita tetap bisa melakukan proyek itu tanpa mengacaukan pekerjaan harian kita dan tidak menghabiskan energi mental dan fokus setiap hari.

Namun bayangkan akibat bekerja tanpa jeda: berapa kali kita bengong menatap layar? Pikiran jadi kosong. Tidak dapat mengerjakan tugas berikutnya karena ada begitu banyak hal yang berputar-putar di kepala. 

Intinya, bekerja tanpa henti, bukan berarti kita produktif. Bisa jadi kita malah tidak menghasilkan banyak karena kelelahan atau tidak bisa berpikir.

Solusinya adalah bekerja secara bertahap 20 hingga 25 menit. Orang-orang yang paling produktif dan sukses menggunakan cara ini – baik itu penulis, pengusaha Silicon Valley, atau eksekutif bisnis.

Menurut penelitian, rentang perhatian kerja optimal kita adalah antara 20 dan 40 menit tergantung apa yang kita kerjakan, setelah itu pikiran menjadi lebih sulit untuk fokus. 

Dengan meluangkan waktu lima menit untuk memulihkan mental di antara pekerjaan, kita memberikan pikiran jeda penting yang dibutuhkan untuk memproses apa yang telah kita lakukan dan memulihkan tenaga untuk pekerjaan berikutnya.

Jika kamu bekerja dari rumah, kamu bisa berjalan-jalan atau melakukan sesuatu yang menenangkan setiap 30 menit misalnya.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Otoritas Penerbangan Federal AS menemukan bahwa istirahat singkat di antara sesi kerja menghasilkan peningkatan kesadaran dan fokus sebesar 16%. Bayangkan mendapatkan peningkatan efisiensi seperti itu, hasilnya tentu akan lebih produktif.

Kunci produktivitas adalah mengerjakan hal-hal yang paling sulit di awal hari ketika pikiran kita paling fokus dan tenaga kita masih penuh.

Bisa jadi tugas paling berat itu adalah juga yang paling penting atau yang paling memberi dampak pada pekerjaan kita selanjutnya. 

Setelah beban itu hilang, maka pikiran akan lebih enteng dalam mengerjakan tugas selanjutnya.

Jika kita dapat mengurangi waktu yang kita habiskan untuk melihat (dan kemudian menangani) email, medsos, dan WA, kita akan mendapatkan hasilnya.

Sebuah studi dari University of California Irvine menemukan bahwa bahkan ketika para pekerja hanya bermaksud sebentar memeriksa email atau ponsel mereka, rata-rata mereka membutuhkan waktu 23 menit. untuk kembali fokus pada tugas awal.

Untuk menghindari hilangnya waktu seperti ini, kita harus menetapkan waktu tertentu untuk memeriksa dan membalas email serta memeriksa ponsel. 

Disarankan melakukannya pertengahan pagi atau jam makan siang, setelah kita selesai mengerjakan tugas terpenting, dan satu jam sebelum menyelesaikan pekerjaan pada hari itu (yang dapat membantu kita menyusun daftar prioritas untuk keesokan paginya). 

Ingat, jika emailnya sangat mendesak, pengirim umumnya tidak akan meluangkan waktu untuk mengetik pesan, namun mereka akan langsung menghubungimu.

Kedua, atur respons otomatis saat kita sibuk – berupa jawaban bahwa kita akan membalasnya setelah pekerjaan selesai atau di waktu tertentu.

Ketiga, atur kotak masuk email. Miliki folder untuk email yang harus segera ditindaklanjuti, siapkan folder untuk tugas-tugas yang bisa ditunda, dan segera menghapus apa pun yang tidak penting.

Memiliki rutinitas sebelum tidur di mana kita memberi tahu tubuh bahwa sudah waktunya untuk beristirahat dan mendapatkan tidur cukup yang berkualitas adalah langkah penting untuk menjadi lebih produktif.

Memperbaiki lingkungan tidur bisa berarti meredupkan lampu, mendengarkan musik yang menenangkan, mandi air hangat (penurunan suhu tubuh selanjutnya akan membantu kita tertidur), menghindari layar TV dan menjauhkan ponsel akan membantu tidur dan mempersiapkan kita untuk hari kerja berikutnya.

Jangan takut untuk tidur siang juga jika bekerja dari rumah. Penelitian menunjukkan bahwa tidur siang singkat dapat meningkatkan kewaspadaan, fungsi mental, dan produktivitas.

Kita semua pernah mengalami bangun pagi masih dalam keadaan mengantuk, lalu harus mengerjakan sesuatu tapi tidak tahu mulai dari mana, dan terjebak dalam berbagai rencana yang tidak terjadwal. Tiba-tiba hari menjelang siang, dan kita belum melakukan apa-apa.

Itulah perlunya mempersiapkan segala sesuatu di malam sebelumnya.

Mendedikasikan sedikit waktu di penghujung hari kerja – baik itu menyiapkan daftar tugas atau bahkan sekadar memastikan mejamu bersih, rapi, dan siap untuk hari berikutnya – adalah kebiasaan kecil yang bermanfaat. 

Ini menghemat waktu keesokan paginya dan memungkinkan kamu produktif lebih cepat, sekaligus mengurangi gangguan dan rintangan yang tidak perlu.

Ide ini berasal dari 'Atomic Habits' karya James Clear, yang membahas tentang mempersiapkan lingkungan agar optimal untuk bekerja atau melakukan aktivitas lain. 

Hal yang bisa dilakukan antara lain mempersiapkan peralatan kerja, menuliskan jadwal yang harus dilakukan hari esok, mempersiapkan pakaian untuk kerja, hingga menyiapkan bekal.

Rasanya memang aneh tidak membawa ponsel di zaman modern, tetapi menyimpannya sebentar dapat memberikan manfaat yang luar biasa bagi produktivitas.

Kalau kamu benar-benar tidak bisa meninggalkan ponsel, setidaknya batasi notifikasi hanya untuk komunikasi penting saja. Kamu bisa mematikan notifikasi yang tidak mendesak, seperti grup WA SMA atau universitas, dan lainnya.

Membuka jendela dan membiarkan sedikit udara masuk adalah hal yang menyegarkan dan membantu meningkatkan kewaspadaan. Hal ini didukung oleh penelitian yang menunjukkan bahwa peningkatan kualitas udara meningkatkan kinerja kognitif. Sementara, cahaya alami dapat mengurangi ketegangan mata.

Kita juga bisa menempatkan tanaman di sekitar tempat kerja untuk membuat suasana lebih hijau dan hidup, sehingga perasaan segar itu membuat kita lebih bersemangat.

Membiasakan duduk tegak dan meletakkan layar setinggi mata, akan memperbaiki postur tubuh dan mencegah kamu jatuh ke posisi membungkuk yang menekan diafragma dan membuat pernapasan kurang efisien.

Apakah kamu duduk di kursi mahal atau murah, berdirilah dari waktu ke waktu. Kita bernapas lebih baik saat berdiri dan itu berarti lebih banyak oksigen ke otak, yang membuat otak berfungsi lebih baik.

Ini adalah solusipaling sederhana namun memberikan perbedaan berarti. Tidak percaya? Cobalah!