Etika Menelepon yang Perlu Kamu Tahu

KOMPAS.com - Seiring dengan kemajuan teknologi, perubahan dalam preferensi komunikasi telah menimbulkan perubahan yang signifikan dalam cara orang berinteraksi.

Seorang pakar etiket, Diane Gottsman mengungkapkan tren menarik di mana Generasi Z yang tumbuh di era digital ini cenderung menghindari pesan suara dan panggilan telepon.

Ia mengatakan Generasi Z justru lebih memilih pesan teks atau panggilan video yang dinilai lebih efisien.

Menurut Daine, hal ini lah yang membuat aturan etika menelpon pun telah berubah selama dekade terakhir.

Saat ini, orang tidak lagi menggunakan pesan suara. Hal ini berkaitan dengan pertimbangan waktu.

Bagi penelepon, mengirim pesan suara membutuhkan waktu, dimulai dari menyusun pesan, memikirkan konten pesan, hingga mengucapkannya dengan runtut, sebelum akhirnya pembicaraan itu terpotong.

Sementara bagi penerima pesan suara, proses mendengarkan bisa memakan waktu lebih lama.

"Banyak orang cenderung berbicara terlalu panjang saat meninggalkan pesan suara, yang kemudian menyulitkan penerima pesan dalam menyaring informasi," ungkap Diane.

Menurut Diane, daripada meninggalkan pesan suara lebih baik untuk menutup telepon saja. Hal ini akan akan menunjukkan kepada penerima kita telah mencoba menghubungi mereka.

Notifikasi panggilan tidak terjawab ini akan membuat mereka bisa menelpon kita lagi pada waktu yang sesuai bagi mereka.

Meski begitu, jika ini diterapkan pada generasi yang lebih tua seperti baby boomers atau bahkan lebih tua dari itu, panggilan tak terjawab tanpa pesan bisa diartikan berbeda.

Mereka bisa saja berpikir penelepon berubah pikiran atau mereka tidak sengaja menelepon.

Untuk itu, jika menutup telepon ini tidak efektif, cobalah untuk mengirim pesan singkat.

"Mengirim pesan sebelum menelpon adalah aturan etiket telepon yang baik saat ini, karena hal ini mencegah kita membangunkan mereka atau mengganggu mereka saat mereka sedang bekerja atau melakukan aktivitas penting," jelas Diane.

Kemudian, jika kita tidak mendapatkan pesan atau telepon balik, anggap saja mereka sedang sibuk. Untuk itu sebaiknya jangan terus menerus menelpon mereka.

Lalu kapan sebaiknya kita menggunakan pesan suara?

Menurut Diane, saat-saat yang tepat untuk meninggalkan pesan suara adalah saat suara tersebut memiliki peran penting dalam komunikasi, seperti saat menyanyikan lagu "Selamat Ulang Tahun", merayakan dengan sorakan bersama, atau dalam situasi darurat yang serius.

Namun, penting untuk memastikan bahwa kondisi darurat tersebut benar-benar mendesak. Diane mengatakan mengirimkan pesan teks atau suara berkali-kali dalam situasi yang sebenarnya tidak darurat, dianggap tidak sopan.

Situasi terakhir di mana meninggalkan pesan suara menjadi penting adalah saat ada orang yang secara tegas menyatakan bahwa itulah yang mereka inginkan.

Ada orang yang lebih menyukai mendengar suara, atau ada yang memiliki keterbatasan penglihatan sehingga sulit menerima pesan singkat.

Untuk itu, penting untuk menanyakan preferensi orang lain apakah mereka lebih suka menerima panggilan telepon, pesan suara, atau pesan teks.

Jika kamu memutuskan untuk meninggalkan pesan suara, berikut tips dar Diane.

• Ringkas.
• Nyatakan dengan jelas setiap detail yang penting dan relevan.
• Jangan khawatir untuk mengulang-ulang; mudah untuk memutar ulang pesan tersebut.
• Jangan samar-samar atau menakutkan (misalnya, "Saya harus berbicara dengan Anda sekarang").
• Hargai sikap diam mereka jika mereka tidak segera merespons.
• Tindak lanjuti dalam 24 jam dengan mengirim pesan jika kamu belum mendapat balasan.

Beberapa alternatif lain selain pesan suara menurut Generasi Z

• FaceTime atau video call: Lebih disukai oleh orang-orang yang ingin melihat dan mendengar.
• Snapchat: Pesan berbasis gambar pendek yang akan hilang setelah beberapa saat. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki filter yang menyenangkan.
• Pesan media sosial: Sangat bagus untuk berkomunikasi tentang peristiwa kehidupan yang diposting dan mungkin dapat diakses di area yang tidak dapat diakses oleh pesan biasa.
• Mengirim voice note: Cocok untuk orang yang tidak suka mengetik, tetapi orang lain lebih suka mengirim pesan teks sebagai tanggapannya.