Kirim Pesan Singkat kepada Atasan, Pahami Hal ini

KOMPAS.com - Mengirimkan pesan teks (texting) melalui ponsel merupakan bentuk komunikasi yang populer di masa sekarang.

Selain dengan keluarga dan teman, berkirim pesan menjadi pilihan yang cepat dan tepat untuk urusan pekerjaan.

Entah itu menghubungi rekan kerja, klien, atau atasan, pesan singkat dapat membantu membuat sebuah proyek berjalan lebih cepat tanpa harus mengirimkan pesan formal lewat email.

Meski terdengar praktis, hati-hati dalam berkirim pesan singkat, apalagi jika pesan itu ditujukan kepada atasan di kantor.

Baca juga: Simaklah, 13 Etika Chat supaya Tidak Membuat Orang Lain Kesal

Terdapat tiga aturan berkirim pesan untuk urusan pekerjaan, seperti dikutip laman Medium.

1. Hindari kesalahan umum dalam mengirimkan pesan

Studi menunjukkan, 55 persen pengguna ponsel pintar berkirim pesan singkat kepada kontak profesional.

Sebanyak 53 persen di antara responden itu berharap, mereka dapat menarik kembali pesan singkat yang sudah dikirimkan karena mereka membuat kesalahan umum sebagai berikut:

• Typo atau autocorrect yang keliru: sekitar 40 persen kesalahan berkirim pesan yang dilakukan para profesional adalah karena adanya typo atau autocorrect dalam pesan mereka. Jika terdapat typo dan autocorrect, informasi yang disampaikan bisa salah dan membuat kita tidak profesional.
• Salah penerima: pesan yang dikirim ke orang yang salah bisa menjadi kesalahan kecil atau fatal, tergantung pada isi pesan dan siapa penerimanya. Apabila kita tidak sengaja mengungkapkan informasi pribadi kepada orang yang keliru, atau orang di luar perusahaan (seperti klien), itu dapat menimbulkan konsekuensi serius bagi karier kita.
• Nada suara yang tidak akurat: Pesan singkat dapat membuat beberapa komunikasi menjadi rumit, karena kita tidak bisa menyampaikan atau menafsirkan nada suara dengan benar. Atasan mungkin mengeluarkan komentar yang biasa saja, namun menyebabkan kita merasa sakit hati. Begitu pula sebaliknya.

Baca juga: 7 Etika Chat di Tempat Kerja agar Tak Ditegur Bos

2. Pertimbangkan urgensi

Pesan singkat memudahkan seseorang untuk terhubung setiap saat dengan orang lain. Namun bukan berarti kita dapat mengirimkan pesan sepanjang waktu.

Jika ada sesuatu yang benar-benar darurat, mungkin tidak masalah mengirimkan pesan kepada orang lain saat larut malam atau akhir pekan.

Di samping situasi darurat, perhatikan waktu dan hari berkirim pesan dengan kontak profesional.

Mengirim pesan singkat pada pukul dua malam atau di hari libur membuat kita seolah tidak mempertimbangkan waktu istirahat penerima.

3. Tetapkan batasan

Cara terbaik untuk menghindari kesalahan berkirim pesan yang dapat membahayakan karier adalah menetapkan beberapa batasan.

Sebelum mengirim teks apa pun untuk urusan pekerjaan, jawab pertanyaan berikut:

• Apakah pesan ini mendesak?
• Apakah ini waktu yang tepat untuk mengirim pesan?
• Apakah saya dalam posisi di mana saya dapat menanggapi tepat waktu dan memberikan informasi tindak lanjut yang diperlukan?
• Apakah saya bereaksi secara defensif, atau mungkinkah pesan ini ditafsirkan sebagai nada bermusuhan atau tidak profesional?

Lakukan pemeriksaan ulang pada setiap pesan sebelum dikirimkan, mulai dari isi pesan hingga alamat penerima.

Dengan kebiasaan ini, kecil kemungkinan kita untuk melakukan kesalahan atau terkesan tidak profesional.

Baca juga: Pahami, Etika Mengirim Pesan di Grup Chat