7 Tips Mudah Mengatur E-mail agar Lebih Ringkas dan Efisien

KOMPAS.com - Senin pagi biasanya diawali dengan tumpukan e-mail yang berkaitan dengan pekerjaan.

Ada banyak hal yang harus diurus dan diperbarui dengan kiriman e-mail ini setelah dua hari ditinggalkan berakhir pekan.

Tak jarang, banyak waktu terbuang percuma karena menyortir berbagai surat elektronik tersebut.

Aktivitas ini tentunya melelahkan sekaligus memperlambat pekerjaan kita sesungguhnya.

Mengatur e-mail di awal pekan atau setelah liburan sebenarnya bisa dilakukan secara ringkas asal tahu caranya.

Ada sejumlah tips yang bisa kita aplikasikan untuk merapikan e-mail, khususnya Gmail, platform yang paling banyak dipakai kalangan pekerja.

Apa saja?

Bersihkan inbox

Kotak masuk alias inbox yang penuh tentu saja membingungkan dan merepotkan.

Kita juga bisa kehabisan space dan tidak bisa menerima e-mail lain, yang mungkin lebih penting.

Jika kita yakin tidak memerlukan e-mail apa pun sebelum tanggal tertentu, ketik "sebelum:<DD/MM/YYYY>" ke dalam kolom pencarian.

Cara ini akan memfilter kotak masuk kita sehingga lebih efisien menggunakan tombol pilih semua untuk menghapus e-mail lama.

Akses banyak akun sekaligus

Bereskan e-mail dengan mengakses banyak akun sekaligus secara ringkas dan mudah.

Cukup klik ikon profil di kanan atas (seluler atau desktop) dan pilih Tambahkan Akun Lain.

Kita akan langsung masuk ke akun Gmail lain dan bisa mengaksesnya sewaktu-waktu di masa mendatang.

Namun, jika tidak cukup sering mengakses salah satu akun, kemungkinan kita akan otomatis logout.

Kita mungkin menerima banyak pemberitahuan, newsletter, dan berbagai promo via e-mail sehingga amat membingungkan.

Sisihkan mana yang penting dan tidak dengan menggunakan filter e-mail untuk memprioritaskan surel dari orang-orang tertentu.

Gmail memungkinkan pengaturan ini dengan mudah dan bisa dilakukan semua orang.

Klik Setting dan pilih See All Settings, pilih Filters and Blocked Addresses > Create a New Filter.

Kita dapat menyesuaikan filter untuk mengatur e-mail berdasarkan pengirim, penerima, subjek, kata kunci, dan faktor lainnya.

Ketika sudah mendapatkan spesifikasi sesuai kebutuhan, klik Create Filter.

Smart Compose

Aktifkan mode Smart Compose yang berfungsi sebagai teks prediktif agar proses menulis e-mail lebih cepat dan hemat waktu.

Misalnya ketika kita mengetik, "Saya akan menelepon Anda", maka Google Smart Compose akan menyarankan "besok".

Kita tinggal menekan tombol  Tab untuk menerima saran itu atau terus mengetik pilihan kata sendiri.

Kita bisa mengaktifkan maupun menonaktifkan fitur Smart Compose ini di Setting.

Cek ejaan

Kita bisa menghindari kesalahan pengetikan dan ejaan dalam e-mail pekerjaan yang penting dengan mengaktifkan cek ejaan.

Nantinya Gmail akan menggarisbawahi kata tertentu sehingga kita bisa mempertimbangkannya ulang.

Gmail juga memiliki fitur tata bahasa dan koreksi otomatis yang bisa diatur lewat Settings > Spell Check.

Mute conversations

Kita mungkin tergabung dalam grup e-mail yang terlalu ramai dan mengganggu namun sulit untuk keluar.

Tak perlu bingung, cukup klik Setting, pilih menu Mute untuk membisukan percakapan via e-mail.

Label

Tips penting lainnya agar bisa mengatur e-mail pekerjaan dengan lebih mudah adalah memberikan label.

Menu Label ada di sisi e-mail, sederet dengan Inbox, Sent, Junk dan berbagai folder lainnya.

Gulir ke bawah dan klik Create New Label sesuai dengan kebutuhan pekerjaan kita.

Berikan nama label yang sesuai sesuai dengan isinya sehingga nantinya kita bisa dengan mudah menemukan berkas yang diinginkan.