Banyak Peserta Kurang Memperhatikan Isi Rapat Virtual

KOMPAS.com – Banyak perusahaan kini mengandalkan layanan video call untuk melakukan rapat dan komunikasi. Namun, survei terbaru mengungkap banyak peserta rapat yang tidak memperhatikan isi rapat.

Meski dilakukan dari rumah, ternyata rapat virtual tersebut lebih menguras energi dan konsentrasi. Apalagi banyak pekerja yang memiliki agenda rapat virtual lebih dari satu kali dalam sehari.

Kelelahan akibat rapat virtual itu kini dikenal dengan istilah “zoom fatigue”.

Dalam sebuah survei yang dilakukan oleh Blind, jaringan para profesional secara anonim, dengan responden lebih dari 4.600 orang terungkap banyak peserta yang tidak berkonsentrasi saat rapat virtual.

Satu dari lima profesional mengatakan mereka aktif mendengarkan dan memberikan masukan. Lebih dari 26 persen responden menjawab mereka “melakukan hal lain” selama rapat dan hanya mendengarkan jika “namanya disebut”.

Baca juga: Cegah Stres akibat Undangan Rapat dan Ngobrol di “Zoom”

Shutterstock Ilustrasi

Cukup banyak responden yang mengatakan berusaha mengikuti jalannya rapat tetapi seringkali sulit berkonsentrasi.

Wajar jika sebagian orang merasa lelah dengan serentetan rapat virtual. Hal ini karena otak harus bekerja kerja memproses simbol non-verbal, seperti ekspresi wajah, nada suara, dan bahasa tubuh.

Gianpiero Petriglieri, associate professor di Insead dan Marissa Shuffler, associate professor di Clemson University, seperti dikutip BBC edisi 22 Mei 2020, mengatakan, pertemuan dengan perantara video menuntut konsentrasi lebih daripada pertemuan biasa.

Koneksi internet yang buruk sehingga kita tidak bisa mendengar dengan jelas lawan bicara juga membuat kita kesal dan marah. Emosi pun lebih terkuras.

Baca juga: Dua Tipe Kepribadian Seseorang Saat WFH, Kamu yang Mana?

Batasi agenda

Untuk mengurangi risiko “zoom fatigue”, para ahli menyarankan agar kita membatasi agenda rapat virtual. Tidak semua diskusi harus dilakukan lewat pertemuan virtual tapi cukup lewat email atau aplikasi percakapan.

Cara lain untuk meningkatkan efektivitas rapat adalah mengundang peserta rapat secara terbatas pada anggota tim yang memang berkaitan dengan isu yang dibahas.

Sebelum memulai pembahasan, manajer juga bisa memulai rapat dengan obrolan ringan untuk mencairkan suasana dan mendekatkan hubungan antar anggota tim.

Alih-alih menyalakan kamera, rapat virtual juga bisa lebih efektif jika menampilkan presentasi. Gunakan layar presentasi yang “bersih” agar tidak banjir informasi dan peserta lebih fokus.

Baca juga: 5 Kondisi yang Bikin Kerja Tidak Produktif