9 Langkah untuk Lebih Produktif di Tahun 2024

KOMPAS.com - Tidak ada obat mujarab atau mantra ajaib untuk meningkatkan produktivitas. Meski demikian, ada strategi yang telah dicoba dan diuji untuk meningkatkannya. 

Harus dicatat, bahwa perubahan menuju produtif tergantung pada kita sendiri, yakni cara kita bekerja, bagaimana mengatur waktu, dan bagaimana beristirahat.

Lalu apa yang harus dilakukan? Berikut 9 cara agar kita bisa meningkatkan produktivitas:

Tulis daftar pekerjaan

Menurut buku David Allen, ‘Getting Things Done’, dan sistem manajemen waktu Francesco Cirillo  ‘The Pomodoro Technique’, kunci untuk hari kerja yang lebih produktif adalah cara kita menyelesaikan tugas yang dijadwalkan. 

Tapi tunggu. Jangan terjebak dalam perangkap saat membuat daftar yakni hanya mengisinya dengan hal-hal yang ingin kamu selesaikan – tanpa urutan tertentu dan tanpa penjelasan tentang bagaimana akan melakukannya.

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah: bisakah daftar ini dipersingkat? Jawabannya mungkin ya. Ambil pendekatan less-is-more.

Pertimbangkan apa yang benar-benar perlu dilakukan, berapa lama waktu yang biasanya dihabiskan untuk suatu tugas, dan bagaimana kita akan melakukan pendekatan terhadap tugas spesifik tersebut. 

Tugas-tugas yang lebih besar harus dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, misalnya, ‘menulis laporan’ tentu memerlukan perencanaan, penelitian, dan pengecekan fakta. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing aspek ini?

Salah satu manfaat paling besar dari penelitian Allen adalah memiliki daftar tugas penting jangka panjang. Daftar ini dapat berupa kumpulan hal-hal yang ingin kamu selesaikan dalam waktu tertentu, yang bisa dibagi dalam beberapa hari, minggu, atau bulan.

Tujuan mengaturnya adalah agar kita tetap bisa melakukan proyek itu tanpa mengacaukan pekerjaan harian kita dan tidak menghabiskan energi mental dan fokus setiap hari.

Baca juga: 5 Tips Manajemen Waktu agar Lebih Produktif

Beristirahatlah secara berkala

Ini adalah kebiasaan yang sulit dilakukan ketika bekerja di lingkungan penuh tekanan yang menuntut kita aktif setiap detiknya. 

Namun bayangkan akibat bekerja tanpa jeda: berapa kali kita bengong menatap layar? Pikiran jadi kosong. Tidak dapat mengerjakan tugas berikutnya karena ada begitu banyak hal yang berputar-putar di kepala. 

Intinya, bekerja tanpa henti, bukan berarti kita produktif. Bisa jadi kita malah tidak menghasilkan banyak karena kelelahan atau tidak bisa berpikir.

Solusinya adalah bekerja secara bertahap 20 hingga 25 menit. Orang-orang yang paling produktif dan sukses menggunakan cara ini – baik itu penulis, pengusaha Silicon Valley, atau eksekutif bisnis.

Menurut penelitian, rentang perhatian kerja optimal kita adalah antara 20 dan 40 menit tergantung apa yang kita kerjakan, setelah itu pikiran menjadi lebih sulit untuk fokus. 

Dengan meluangkan waktu lima menit untuk memulihkan mental di antara pekerjaan, kita memberikan pikiran jeda penting yang dibutuhkan untuk memproses apa yang telah kita lakukan dan memulihkan tenaga untuk pekerjaan berikutnya.

Jika kamu bekerja dari rumah, kamu bisa berjalan-jalan atau melakukan sesuatu yang menenangkan setiap 30 menit misalnya.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Otoritas Penerbangan Federal AS menemukan bahwa istirahat singkat di antara sesi kerja menghasilkan peningkatan kesadaran dan fokus sebesar 16%. Bayangkan mendapatkan peningkatan efisiensi seperti itu, hasilnya tentu akan lebih produktif.

Baca juga: Sulit Menyelesaikan Pekerjaan? Cobalah Istirahat Mikro

Lakukan yang tersulit dahulu

Seperti yang pernah dikatakan Mark Twain, “Makan katak hidup di pagi hari, dan tidak ada hal buruk yang akan terjadi padamu sepanjang hari.” Ini tentu hanya perumpamaan, yang artinya kerjakan yang sulit lebih dahulu, maka sisanya akan terasa lebih mudah.

Kunci produktivitas adalah mengerjakan hal-hal yang paling sulit di awal hari ketika pikiran kita paling fokus dan tenaga kita masih penuh.

Bisa jadi tugas paling berat itu adalah juga yang paling penting atau yang paling memberi dampak pada pekerjaan kita selanjutnya. 

Setelah beban itu hilang, maka pikiran akan lebih enteng dalam mengerjakan tugas selanjutnya.

Email, browsing, medsos, dan chatting bisa menunggu

Salah satu pengganggu produktivitas adalah email dan media sosial, termasuk WA grup. Beberapa orang sulit lepas dari gangguan ini karena sudah menjadi bagian sehari-hari hidup kita termasuk saat bekerja. 

Jika kita dapat mengurangi waktu yang kita habiskan untuk melihat (dan kemudian menangani) email, medsos, dan WA, kita akan mendapatkan hasilnya.

Sebuah studi dari University of California Irvine menemukan bahwa bahkan ketika para pekerja hanya bermaksud sebentar memeriksa email atau ponsel mereka, rata-rata mereka membutuhkan waktu 23 menit. untuk kembali fokus pada tugas awal.

Untuk menghindari hilangnya waktu seperti ini, kita harus menetapkan waktu tertentu untuk memeriksa dan membalas email serta memeriksa ponsel. 

Disarankan melakukannya pertengahan pagi atau jam makan siang, setelah kita selesai mengerjakan tugas terpenting, dan satu jam sebelum menyelesaikan pekerjaan pada hari itu (yang dapat membantu kita menyusun daftar prioritas untuk keesokan paginya). 

Ingat, jika emailnya sangat mendesak, pengirim umumnya tidak akan meluangkan waktu untuk mengetik pesan, namun mereka akan langsung menghubungimu.

Kedua, atur respons otomatis saat kita sibuk – berupa jawaban bahwa kita akan membalasnya setelah pekerjaan selesai atau di waktu tertentu.

Ketiga, atur kotak masuk email. Miliki folder untuk email yang harus segera ditindaklanjuti, siapkan folder untuk tugas-tugas yang bisa ditunda, dan segera menghapus apa pun yang tidak penting.

Baca juga: Perhatikan, 7 Kebiasaan Hidup untuk Jadi Lebih Produktif

Tidur

Produktivitas bukan hanya sebatas apa yang kita lakukan di meja kerja. Produktivitas juga berkaitan dengan apa yang kita lakukan untuk mendukung fungsi sehari-hari. Yang paling penting untuk itu adalah tidur yang nyenyak. 

Memiliki rutinitas sebelum tidur di mana kita memberi tahu tubuh bahwa sudah waktunya untuk beristirahat dan mendapatkan tidur cukup yang berkualitas adalah langkah penting untuk menjadi lebih produktif.

Memperbaiki lingkungan tidur bisa berarti meredupkan lampu, mendengarkan musik yang menenangkan, mandi air hangat (penurunan suhu tubuh selanjutnya akan membantu kita tertidur), menghindari layar TV dan menjauhkan ponsel akan membantu tidur dan mempersiapkan kita untuk hari kerja berikutnya.

Jangan takut untuk tidur siang juga jika bekerja dari rumah. Penelitian menunjukkan bahwa tidur siang singkat dapat meningkatkan kewaspadaan, fungsi mental, dan produktivitas.

Baca juga: 10 Kebiasaan Orang Produktif yang bisa Ditiru Sekarang Juga

Persiapkan malam sebelumnya

Persiapan adalah kunci untuk hari yang produktif, dan tips-nya adalah mengatur hari kerja kita sejak malam sebelumnya. 

Kita semua pernah mengalami bangun pagi masih dalam keadaan mengantuk, lalu harus mengerjakan sesuatu tapi tidak tahu mulai dari mana, dan terjebak dalam berbagai rencana yang tidak terjadwal. Tiba-tiba hari menjelang siang, dan kita belum melakukan apa-apa.

Itulah perlunya mempersiapkan segala sesuatu di malam sebelumnya.

Mendedikasikan sedikit waktu di penghujung hari kerja – baik itu menyiapkan daftar tugas atau bahkan sekadar memastikan mejamu bersih, rapi, dan siap untuk hari berikutnya – adalah kebiasaan kecil yang bermanfaat. 

Ini menghemat waktu keesokan paginya dan memungkinkan kamu produktif lebih cepat, sekaligus mengurangi gangguan dan rintangan yang tidak perlu.

Ide ini berasal dari 'Atomic Habits' karya James Clear, yang membahas tentang mempersiapkan lingkungan agar optimal untuk bekerja atau melakukan aktivitas lain. 

Hal yang bisa dilakukan antara lain mempersiapkan peralatan kerja, menuliskan jadwal yang harus dilakukan hari esok, mempersiapkan pakaian untuk kerja, hingga menyiapkan bekal.

Baca juga: 10 Kebiasaan Buruk yang Bikin Tak Produktif di Pagi Hari

Jauhkan ponsel bila tidak mendukung pekerjaan

Kamu bukanlah budak ponsel yang harus bergegas memeriksanya setiap kali berbunyi. Ini artinya kamu dapat menyimpan ponsel saat bekerja. 

Rasanya memang aneh tidak membawa ponsel di zaman modern, tetapi menyimpannya sebentar dapat memberikan manfaat yang luar biasa bagi produktivitas.

Kalau kamu benar-benar tidak bisa meninggalkan ponsel, setidaknya batasi notifikasi hanya untuk komunikasi penting saja. Kamu bisa mematikan notifikasi yang tidak mendesak, seperti grup WA SMA atau universitas, dan lainnya.

Optimalkan lingkungan

Dalam studi UCL pada tahun 2021, para peneliti yang mempelajari kantor pusat perusahaan teknologi internasional besar di London menemukan bahwa kantor yang lebih kecil dan pemandangan jendela meningkatkan produktivitas, dengan catatan jendela tidak mengarah pada suasana yang sibuk.

Membuka jendela dan membiarkan sedikit udara masuk adalah hal yang menyegarkan dan membantu meningkatkan kewaspadaan. Hal ini didukung oleh penelitian yang menunjukkan bahwa peningkatan kualitas udara meningkatkan kinerja kognitif. Sementara, cahaya alami dapat mengurangi ketegangan mata.

Kita juga bisa menempatkan tanaman di sekitar tempat kerja untuk membuat suasana lebih hijau dan hidup, sehingga perasaan segar itu membuat kita lebih bersemangat.

Baca juga: Inspirasi Ritual Pagi agar Makin Produktif Sepanjang Hari

Berdiri

Terakhir adalah kebiasaan sederhana namun tidak kalah penting. Pastikan berdiri setiap 20-30 menit. Duduk terlalu lama akan membuat aliran darah tidak lancar, dan akhirnya memperburuk kondisi kesehatan. 

Membiasakan duduk tegak dan meletakkan layar setinggi mata, akan memperbaiki postur tubuh dan mencegah kamu jatuh ke posisi membungkuk yang menekan diafragma dan membuat pernapasan kurang efisien.

Apakah kamu duduk di kursi mahal atau murah, berdirilah dari waktu ke waktu. Kita bernapas lebih baik saat berdiri dan itu berarti lebih banyak oksigen ke otak, yang membuat otak berfungsi lebih baik.

Ini adalah solusipaling sederhana namun memberikan perbedaan berarti. Tidak percaya? Cobalah!

Baca juga: 6 Tanda Lingkungan Kerja Toxic yang Bikin Tidak Produktif

 

 

 

 

 

View this post on Instagram

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A post shared by KOMPAS Lifestyle (@kompas.lifestyle)

Simak breaking news dan berita pilihan kami langsung di ponselmu. Pilih saluran andalanmu akses berita Kompas.com WhatsApp Channel : https://www.whatsapp.com/channel/0029VaFPbedBPzjZrk13HO3D. Pastikan kamu sudah install aplikasi WhatsApp ya.